Guide du cuisinier

Popotier vous suit de la première prise de contact à la facture. Ce guide suit l’ordre d’une prestation : lisez le début pour démarrer, puis revenez à la partie dont vous avez besoin.

Une prestation en 7 étapes, et ce que Popotier fait tout seul à chacune :

1. 1 · Le client

   Le client vous trouve

   Il remplit sa fiche depuis votre lien ou votre QR code : foyer, allergies, goûts.

   • Rangée dans vos demandes
   • Vous êtes notifié

2. 2 · Vous

   Devis, puis rendez-vous

   Il accepte le devis ; vous posez la prestation, ponctuelle, chaque semaine ou tous les 15 jours.

   • Devis par email
   • Ou il réserve un créneau

3. 3 · Le client

   Il choisit ses plats

   Quelques jours avant, il reçoit vos plats compatibles avec son foyer et coche ses préférés.

   • Envoi automatique
   • Relance si besoin

4. 4 · Le client

   Il fait les courses

   Avec la liste générée depuis le menu : les bonnes quantités pour son foyer, rangées par rayon.

   • Envoyée quand vous validez le menu
   • Quantités additionnées

5. 5 · Vous

   Vous cuisinez

   Chez lui, tout est là : étapes dans le bon ordre, minuteurs et four partagé.

   • Rappel la veille
   • Marche hors ligne

6. 6 · Le client

   Il donne son avis

   Une note par plat ; les plats pas aimés sont signalés dans les menus suivants.

   • Demande d’avis automatique

7. 7 · Vous

   Vous êtes payé

   Facture en un clic, attestation fiscale pour le crédit d’impôt et frais kilométriques calculés.

   • Facture par email, impayés relancés
   • Et on recommence au rendez-vous suivant

1. Démarrer en 15 minutes

Cinq gestes, une fois pour toutes. Popotier est gratuit pour l’instant, sans carte bancaire.

1. Créer le compte : inscription avec votre email (puis le lien de confirmation) ou « Continuer avec Google ».
2. Installer l’app sur le téléphone, pour les notifications et le mode hors ligne. iPhone : dans Safari, bouton Partager puis « Sur l’écran d’accueil ». Android : dans Chrome, menu ⋮ puis « Installer l’application ».
3. Régler « Mon compte » (en bas du menu) : au minimum Facturation, Mes tarifs et Rappels (voir le tableau ci-dessous).
4. Proposer des recettes : ouvrez une recette et cliquez « Proposer aux clients ». Ce sont parmi elles que vos clients choisiront leurs plats. Pas encore de recettes ? Ajoutez celles d’exemple depuis la carte « Bien démarrer ».
5. Ajouter ses clients : partagez votre lien de fiche client, importez votre tableur ou saisissez-les (partie 2).

À l’inscription, trois questions (votre activité, vos formules, vos jours de travail) préparent vos tarifs et vos créneaux ; tout se change ensuite dans « Mon compte ». Puis la carte « Bien démarrer », en haut de l’accueil, coche vos six premiers pas : une recette, un client (ou la famille d’exemple, sans email, pour essayer sans risque), un menu vu comme votre client, la facturation, l’installation de l’app et le partage de votre lien.

« Voir comme mon client » (sur un menu ou une fiche client) ouvre ce que voit votre client, sans rien lui envoyer. Le « ? » en haut de chaque écran ouvre la partie du guide qui le concerne.

Le bouton « + » (en bas à droite sur téléphone, « Créer » sur ordinateur) ajoute un rendez-vous, un client, une recette ou un menu depuis n’importe quelle page. La barre de navigation mène à l’accueil, au planning, aux clients, aux menus et aux factures ; si vous faites les courses de vos clients, Courses y prend la place de Factures, qui passe sous Clients.

Les réglages de « Mon compte »

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2. Trouver et enregistrer ses clients

Un client = un foyer. Ce qui est noté sur sa fiche (membres, allergies, goûts) sert ensuite au choix des plats, aux portions et aux courses. Trois façons de l’ajouter :

Faire compléter une fiche : sur la fiche, « Envoyer le formulaire au client ». Il met à jour son foyer, ses allergies et ses goûts ; ses changements sont surlignés jusqu’à « Marquer comme vu ».

Ce que contient la fiche

• Foyer : chaque personne (prénom, appétit, enfant ou non). Les portions se calculent toutes seules.
• Allergies et régimes, pour tout le foyer ou une personne, avec leur sévérité. Ils ne sont enregistrés qu’avec l’accord du client pour ses données de santé (RGPD) : cochez-le, ou il le donne en remplissant sa fiche.
• Cuisine et logistique : équipement, place au frigo, qui fait les courses, digicode, clés, stationnement. Vous les retrouvez le jour J sur votre téléphone.
• Menus (l’historique) et Dépenses (vos achats pour lui, photo du ticket).

Les réglages propres à chaque client, sur sa fiche :

• Choix des plats : combien de plats il choisit, si ce n’est pas votre réglage habituel.
• Rappels par email : activés par défaut.
• Avis sur les plats : à activer si vous voulez qu’il note vos plats après chaque prestation.
• Espace client : sa page à lui, sans mot de passe. Il y voit ses rendez-vous, choisit ses plats, accepte vos devis, télécharge factures et attestations, réserve un créneau et met sa fiche à jour. Envoyez-lui un lien de connexion par email, ou copiez-en un pour WhatsApp ou SMS ; chaque email de Popotier contient aussi ce lien. Tant qu’une facture reste à régler, il y voit le montant dû, vos moyens de paiement acceptés et votre IBAN (Mon compte → Facturation).

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3. Construire son carnet de recettes

Trois façons d’ajouter une recette. Rien n’est enregistré avant que vous ayez relu le formulaire.

Bien remplir une recette

1. Titre, photo et portions : les quantités sont recalculées pour chaque foyer.
2. Ingrédients : quantité, unité, nom, préparation (émincé…). Un nouvel ingrédient reçoit sa saison et ses allergènes.
3. Étapes : une ligne par geste, avec sa durée. Cochez Passif pour une cuisson ou un repos sans vous, et indiquez la température du four : c’est ce qui permet au mode cuisine de tout organiser.
4. Conservation : jours de garde et consigne de réchauffage, imprimés sur les étiquettes.
5. Proposer aux clients : la recette entre dans le choix des plats de vos clients (sauf les foyers qu’un allergène exclut).

Bon à savoir

• Le badge De saison et son filtre montrent les recettes dont tous les fruits et légumes sont de saison ce mois-ci.
• La page Ingrédients réunit votre catalogue : rayon, unité habituelle, allergènes, mois de saison.
• L’import par lien ou photo utilise l’IA, avec un nombre d’imports limité ; le restant est affiché sur la page d’import.

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4. Organiser son planning

Le planning affiche la Semaine en grille ou le Jour en cartes. Les menus partent de vos rendez-vous : posez-les d’abord.

Poser un rendez-vous

1. Planning → cliquez sur une heure libre (ou Nouveau rendez-vous).
2. Choisissez le client, la date, l’heure et la durée.
3. Répétition : une fois, chaque semaine ou toutes les 2 semaines. Un client régulier se saisit une seule fois.
4. Une date d’une série change ? Ouvrez-la pour la déplacer ou l’annuler, le reste de la série ne bouge pas. « Toute la série » modifie tout.

Le jour de la prestation (vue Jour), chaque carte offre Y aller, Appeler, les codes d’accès, Cuisiner, puis Fait une fois terminé.

Laisser les clients réserver : Planning → Créneaux réservables, dessinez vos disponibilités sur la grille (appui long sur téléphone). Le client réserve depuis son espace ; vous confirmez ou refusez dans Demandes de réservation.

Poser des congés : Planning → Congés, premier et dernier jour. Vos créneaux ne sont plus réservables ; les rendez-vous déjà prévus restent et sont signalés : prévenez les clients concernés.

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5. Le menu : le client choisit, vous validez

Un menu = un client + une semaine de rendez-vous. La page Menus montre, pour cette semaine et les trois suivantes, une ligne par client attendu.

1. Le choix part tout seul, quelques jours avant la prestation (Mon compte → Rappels). Le client reçoit un lien et coche ses plats parmi vos recettes proposées, celles que son foyer peut manger. Sans réponse, il est relancé deux jours avant.
2. Pour l’envoyer plus tôt : Préparer le menu puis Envoyer le choix des plats. Client sans email ? Copiez le lien affiché et envoyez-le par SMS ou WhatsApp.
3. Il a choisi : le menu passe à Plats choisis et vous êtes notifié. Ajustez si besoin (repas, portions, un plat de plus) en lisant les alertes : allergène, plat servi il y a moins de 4 semaines, plat pas aimé.
4. Valider et envoyer au client : il reçoit le menu et sa liste de courses. Le prix de la formule est calculé d’après vos tarifs.

Bon à savoir

• Vous préférez composer vous-même ? Préparer le menu → Ajouter un plat → Choisir une recette, puis validez.
• Une semaine sans rendez-vous : fiche du client → Menus → Menu hors rendez-vous.
• Le lien du client montre les plats, les portions et les allergènes, jamais vos notes ni vos prix. Révoquer le lien le désactive.
• Un changement après validation ? Annuler la validation, modifiez, puis validez de nouveau.

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6. Faire les courses

Le plus souvent, c’est le client : quand vous validez son menu, il reçoit par email la liste des courses, avec les quantités pour son foyer, rangées par rayon. Vous n’avez rien à faire.

Si c’est vous (« Qui fait les courses » : Moi, sur sa fiche), il ne la reçoit pas et vous faites votre propre liste :

1. Courses → Nouvelle liste, cochez un ou plusieurs menus. Plusieurs clients le même jour = une seule liste, quantités additionnées.
2. Au magasin, cochez chaque article. Sans réseau, les coches restent sur le téléphone et partent au retour du réseau.
3. Un menu a changé ? Mettez la liste à jour : les articles cochés le restent.
4. Noter la dépense : fiche du client → Dépenses → Nouvelle dépense (montant, photo du ticket). Les courses avancées s’ajoutent ensuite à la facture.

Pour l’utiliser hors ligne, ouvrez la liste une fois avec du réseau, depuis l’app installée sur l’écran d’accueil.

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7. Le jour J : cuisiner

Le mode cuisine prend tous les plats du jour et vous dit quoi faire, dans quel ordre, pour finir au plus tôt : cuissons et repos tournent pendant que vous avancez, le four est préchauffé au bon moment.

1. Depuis le rendez-vous, Cuisiner (ou Cuisine → Nouvelle session) puis Préparer la session.
2. Mise en place : ce qu’il faut sortir et préparer avant de commencer.
3. Commencer, en Pas à pas (une étape en gros, pour les mains occupées) ou en Déroulé (tout le plan dans le temps).
4. Fait à chaque étape : les minuteurs se lancent seuls, l’écran reste allumé.
5. Terminer la session : le temps réel passé, utile pour ajuster vos tarifs, et un bouton Facturer par client cuisiné.

Étiquettes des barquettes : depuis la session, une étiquette par plat avec nom, date, date limite, réchauffage et allergènes.

Ouvrez la session une fois avant de partir : elle marche ensuite sans réseau chez le client.

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8. Après la prestation : avis et facturation

Tout part du menu : la formule et les courses avancées remplissent la facture. Numéros et mentions légales (micro-entreprise, services à la personne) sont ajoutés pour vous.

1. Menu → Facturation → Facture : un brouillon est pré-rempli. Vérifiez les lignes.
2. Émettre la facture : elle reçoit son numéro et ne change plus. Le client la télécharge depuis son espace, ou vous l’imprimez en PDF.
3. Paiement reçu : Marquer payée, avec la date et le moyen.

Avis des clients : si l’avis est activé sur sa fiche, le client reçoit 2 jours après la prestation un lien pour noter chaque plat. Un plat « pas aimé » est signalé la prochaine fois que vous le proposez à ce foyer.

L’accueil résume votre activité : prochain rendez-vous, créneaux libres de la semaine, menus à préparer, chiffre du mois, part des plats aimés.

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9. Rappels et notifications

Popotier écrit à vos clients à votre place, à votre nom, et les réponses arrivent dans votre boîte mail.

1. J-5Choix des platsLe client reçoit le lien (délai réglable).
2. J-2RelanceS’il n’a pas encore choisi.
3. Vous validezMenu et coursesIl reçoit le menu et sa liste de courses.
4. J-1RappelLa veille de la prestation.
5. JPrestationVous cuisinez chez lui.
6. J+2Demande d’avisSi l’avis est activé.

Pour vous : la cloche en haut de l’écran compte les nouveautés (fiche reçue, plats choisis, réservation, avis) ; elles sont listées dans Notifications. Pour les recevoir sur le téléphone : Mon compte → Notifications → activer sur cet appareil. Option : un récapitulatif chaque veille (prestations, menus, courses).

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Tarif, données et questions fréquentes

Tarif : Popotier est gratuit pour l’instant, sans carte bancaire. Si une offre payante arrive, elle ne sera jamais imposée aux comptes existants.

Vos données : Mon compte → Mes données pour tout télécharger ou supprimer votre compte. Un client demande ses données ? Sa fiche permet de les exporter ou de les supprimer (voir la politique de confidentialité).

Nous écrire : « Une idée, un problème ? » dans la navigation (ou en bas de Mon compte) envoie votre message à l’équipe Popotier, avec la page où vous étiez.

Questions fréquentes

• Mon client ne voit aucun plat à choisir. Aucune recette proposée ne convient à son foyer : proposez-en d’autres (« Proposer aux clients ») ou vérifiez ses allergies.
• Mon client n’a pas reçu d’email. Vérifiez son email sur sa fiche, que ses rappels sont activés et qu’il ne s’est pas désabonné (lien en bas de chaque email).
• Je ne reçois pas de notifications. Mon compte → Notifications → activer sur cet appareil. Sur iPhone, ouvrez Popotier depuis l’icône de l’écran d’accueil.
• J’ai modifié une recette, la session de cuisine n’a pas changé. C’est voulu : supprimez la session et recréez-la.
• Je ne peux pas supprimer un ingrédient ou une recette. Il sert encore dans une recette ou un menu : retirez-le d’abord.
• Un client a perdu son lien. Il le retrouve seul avec son email sur la page de son espace, ou vous lui en envoyez un depuis sa fiche. Téléphone perdu ? « Déconnecter tous les appareils ».
• Une question, un bug ? Écrivez-nous : [À COMPLÉTER : email de contact].

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